SEJN-tools
Het implementeren en benutten van meet-, spreek- en verbeterbeweging met behulp van de Lerende Databank Jeugd (LDJ) in een organisatie gaat niet vanzelf. Waar moet je als beleidsmedewerker, manager of onderzoeker aan denken bij het opzetten van een lerende beweging? Hoe bespreek je resultaten op organisatieniveau en welke verbeteringen kies je? Hoe introduceer je als hulpverlener een vragenlijst bij je cliënt en hoe bespreek je het resultaat?
SEJN ontwikkelde samen met kennis- en onderzoekspartners, meerdere tools die SEJN-organisaties kunnen helpen bij het implementeren van het ‘lerend doen wat werkt’.
Gebruik van SEJN-tools
Voor het implementeren van een lerende beweging in een jeugdhulporganisatie kan gestart worden met het invullen van een checklist. De resultaten van de checklist helpen om een onderbouwde keuze maken uit de beschikbare SEJN-tools.
De SEJN-tools zijn onderdeel van een Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus). Dit is een methode die in vier stappen toewerkt naar het verbeteren van processen of uitkomsten. De stappen worden weergegeven in een cyclus, omdat de methode kwaliteitsverbetering ziet als een continu proces. Voor elke fase uit de PDCA-cyclus zijn SEJN-tools beschikbaar.
SEJN-tools samengevat in praktische routeplanner
Om organisaties op weg te helpen in het ‘samen lerend doen wat werkt’ ontwikkelde SEJN meerdere tools, die worden samengevat in de praktische Routeplanner ‘Meten, spreken en verbeteren met de Lerende Databank Jeugd’.
Ook het handboek Zicht op Effectiviteit (Van Yperen & Bijl, 2017) kan hiervoor benut worden. Het handboek biedt ideeën, werkwijzen, instrumenten en voorbeelden die helpen om effectiviteit van jeugdhulp te meten en te verbeteren. Het handboek is mede gebaseerd op kennis en praktijkervaring die is verzameld binnen SEJN.
In de Routeplanner worden alle beschikbare SEJN-tools per fase van de PCDA-cyclus weergegeven. Hieronder een korte samenvatting van de tips en beschikbare tools per fase.
(tekst gaat verder onder afbeelding)
Tools per fase
Plan-fase:
In de Plan-fase formuleert een instelling welke ambities zij heeft en hoe zal worden getoetst of deze ambities behaald worden. Breng in kaart of er al voldoende gegevens worden verzameld, of dat er nieuwe gegevens nodig zijn. Welke vragenlijsten wil je inzetten? Wie moet wanneer wat doen om de gegevens binnen te krijgen? Deze keuzes maken deel uit van je plan.
Beschikbare tools:
- SMARTcard Slim doelen opstellen op instellingsniveau
- Stroomschema Nieuwe gegevens nodig?
- Checklist Waar moet je aan denken als je gegevens gaat verzamelen?
Do-fase:
In de Do-fase wordt het opgestelde plan uitgevoerd. Daarbij verzamel je alle gegevens die nodig zijn om te toetsen of de ambities van de instelling bereikt worden. Daarbij is het belangrijk dat de gegevens uit de vragenlijsten ook worden benut bij de hulp aan de cliënt. Daarom moeten hulpverleners de uitkomsten van een vragenlijst kunnen lezen en moeten zij weten hoe ze de uitkomsten met cliënten kunnen bespreken.
Beschikbare tools:
- Checklist Introduceren van vragenlijsten
- Checklist Profielen van vragenlijsten lezen
- Checklist Bespreken van uitkomsten met ouders en jongeren
- SMARTcard Slim doelen opstellen en evalueren met cliënten
Check-fase:
In de Check-fase worden de verzamelde gegevens getoetst aan de eerder geformuleerde ambities. Als er vragenlijsten worden afgenomen bij cliënten is het belangrijk om de respons in de gaten te houden. Hoe hoger de respons, hoe beter de gegevens representatief zijn voor alle cliënten. Vervolgens moeten de gegevens gebundeld worden op team-, afdelings- of organisatieniveau. Ook worden in deze fase de resultaten teruggekoppeld aan professionals op de werkvloer.
Beschikbare tools:
- Non-respons voorkomen
- Van cliëntniveau naar instellingsniveau
- Evaluatie door middel van het feedback- en verbetergesprek
Act-fase:
Tijdens de Act-fase worden de gekozen verbeteracties uitgevoerd. Ook kan het nodig zijn het plan bij te stellen, door bijvoorbeeld andere of aanvullende ambities te formuleren of de gegevensverzameling beter te stroomlijnen.
