SEJN-tools

Gemeenten en aanbieders van jeugdhulp werken samen aan de transformatie van het jeugdveld, met als uiteindelijk doel dat kinderen en jongeren zich thuis en op school zo goed mogelijk ontwikkelen. Om dit doel te bereiken is het belangrijk om te weten welke hulp en ondersteuning werkt op momenten dat deze ontwikkeling wordt bedreigd. Het opzetten van een meet-, spreek- en verbeterbeweging helpt hierbij. Door bij de start, tijdens en aan het eind van een hulptraject te meten hoe de cliënt ervoor staat en de uitkomsten hiervan te bespreken, kan de geboden hulp en ondersteuning verder worden verbeterd.

Het opzetten van een meet-, spreek- en verbeterbeweging is niet altijd makkelijk. Waar moet je als beleidsmedewerker, manager of onderzoeker aan denken bij het opzetten van deze beweging? Hoe bespreek je resultaten op instellingsniveau en welke verbeteringen kies je? Hoe introduceer je als hulpverlener een vragenlijst bij je cliënt en hoe bespreek je het resultaat? Het SEJN ontwikkelde tools om instellingen en hulpverleners te helpen deze vragen te beantwoorden.

Gegevens benutten

Voor de meet-, spreek- en verbeterbeweging spelen gegevens een belangrijke rol. Bijvoorbeeld gegevens over de aard en ernst van problemen die kinderen, jongeren en ouders ervaren, in hoeverre deze problemen na de hulp veranderd zijn, en hoe tevreden de cliënten waren met de hulp. Deze gegevens worden vaak verzameld met behulp van vragenlijsten die cliënten, jeugdhulpprofessionals of leerkrachten invullen. Ook kan het gaan om gegevens die in de loop van het hulpproces worden geregistreerd, zoals of de doelen van de hulp behaald worden of dat de hulp is afgesloten volgens plan, en niet voortijdig.

Deze gegevens kunnen op meerdere niveaus worden benut: op cliëntniveau in de hulpverlening aan de betreffende cliënt, en op interventie-, team-, afdelings- en instellingsniveau voor het verder verbeteren van de hulp.
Ook financiers zoals gemeenten zijn geïnteresseerd in wat de interne kwaliteitscyclus instellingen oplevert. Daarbij is het niet de bedoeling dat instellingen de kwaliteit en effectiviteit van hun diensten verantwoorden met een presentatie van de cijfers. Het gaat vooral om het verhaal achter de cijfers. Ook kunnen de tools benut worden bij het implementeren van outcome-indicatoren.

Gebruik

Niet alle tools zijn voor elke instelling nuttig. Om in kaart te brengen welke onderdelen van de meet-, spreek- en verbeterbeweging al goed vorm functioneren en waar nog verbetering mogelijk is, kunt u deze checklist gebruiken. Daarna kunt u een onderbouwde keuze maken uit de tools.

PDCA-cyclus

De tools zijn onderdeel van een Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus). Dit is een methode die in vier stappen toewerkt naar het verbeteren van processen of uitkomsten. De stappen worden weergegeven in een cyclus, omdat de methode kwaliteitsverbetering ziet als een continu proces waaraan elke stap bijdraagt. Voor elke fase uit de PDCA-cyclus zijn SEJN-tools beschikbaar.

Voorbereiding

Wie gaan er aan de slag met de tools? Het is handig om daarvoor een team samen te stellen en de verschillende rollen te verdelen. Hoeveel mensen nodig zijn, hangt af van de gekozen schaal van de meet-, spreek- en verbeterbeweging. Hoe meer professionals, interventies, teams of afdelingen betrokken zijn, hoe groter de klus en hoe meer mensen dus nodig zijn.
Wanneer een meet-, spreek-, en verbeterbeweging instellingsbreed wordt geïmplementeerd, is de impact groter. Dan is het goed om het eerste plan als pilot uit te proberen bij een paar afdelingen of teams.

Rolverdeling

  • Directie: visie uitdragen, draagvlak creëren bij middenmanagement, faciliteren
  • Projectleider: project trekken, plan van aanpak opstellen, knelpunten signaleren, komen met oplossingen, zorgen voor draagvlak bij professionals
  • Sleutelfiguur voor logistiek proces: vloeiend laten verlopen van de gegevensstroom (administratieve ondersteuning)
  • Sleutelfiguur voor methodisch proces: inbedden van de meet-, spreek- en verbeterbeweging in de dagelijkse praktijk, zowel voor verzamelen van gegevens, als voor benutten ervan (professionals)
  • Sleutelfiguur voor technisch proces: zorgen voor een goed functionerend netwerk en goede software in de instelling (ict-afdeling)
  • Sleutelfiguur voor statistisch proces: zorgen voor gedegen analyse en rapportage van de resultaten, eventueel in samenwerking met een onderzoeksorganisatie (onderzoekers en beleidsmedewerkers)
  • Sleutelfiguur voor communicatief proces: zorgen voor interne en externe communicatie en informatie in de loop het traject (communicatieafdeling)

Plan

In deze fase formuleert een instelling welke ambities zij heeft en hoe zal worden getoetst of deze ambities behaald worden. Formuleer de ambities SMART en spreek af wanneer ze behaald zijn. Bijvoorbeeld: 90 procent van de jongeren in onze behandelgroepen is tevreden over het pedagogisch leefklimaat.
Hierbij kan de SMARTcard worden gebruikt.
Breng daarna met de flowchart in kaart of er al voldoende gegevens worden verzameld, of dat er nieuwe gegevens nodig zijn. Als er nieuwe gegevens nodig zijn, zijn er dingen waaraan u moet denken en keuzes die u moet maken. Welke vragenlijsten wilt u inzetten? Wie moet wanneer wat doen om de gegevens ook werkelijk binnen te krijgen? Ook deze keuzes maken deel uit van uw plan.

Tools bij Plan

Do

In de Do-fase wordt het opgestelde plan uitgevoerd. Daarbij verzamelt u alle gegevens die nodig zijn om te toetsen of de ambities van de instelling bereikt worden. Om te zorgen dat zoveel mogelijk cliënten de vragenlijsten invullen, zijn twee dingen belangrijk. Ten eerste de manier waarop vragenlijsten bij cliënten worden geïntroduceerd. Ten tweede is het belangrijk dat de gegevens uit de vragenlijsten ook worden benut bij de hulp aan de cliënt. Daarom moeten hulpverleners de uitkomsten van een vragenlijst kunnen lezen. Ook moeten zij weten hoe ze de uitkomsten vervolgens met cliënten kunnen bespreken. Om te meten of de hulp aan de cliënt doeltreffend was, kan in het hulpverleningsproces gebruik worden gemaakt van een variant van de SMARTcard.

Tools bij Do

Check

In deze fase worden de verzamelde gegevens getoetst aan de eerder geformuleerde ambities. Om te weten of de gegevens representatief zijn voor alle cliënten is het belangrijk om in de gaten te houden of van alle cliënten alle gegevens beschikbaar zijn. Als er vragenlijsten worden afgenomen bij cliënten is het daarom belangrijk om de respons in de gaten te houden. Vervolgens moeten de gegevens gebundeld worden op een hoger niveau, bijvoorbeeld team-, afdelings- of instellingsniveau. Ook worden in deze fase de resultaten teruggekoppeld aan professionals op de werkvloer door middel van het feedback- en verbetergesprek.

Tools bij Check

Act

Tijdens de Act-fase worden de verbeteracties uitgevoerd die in het verbetergesprek zijn bedacht. Deze verbeteracties kunnen gericht zijn op de inhoud van de hulp, bijvoorbeeld het verbeteren van inspraak van cliënten op de behandelgroep om het leefklimaat verder te versterken. Ook kan het nodig zijn het plan bij te stellen, door bijvoorbeeld andere of aanvullende ambities te formuleren of de gegevensverzameling beter te stroomlijnen.

Tools bij Act

Bronvermelding

Alle tools zijn gebaseerd op de pakketten die het Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdhulp Nederland (SEJN) ontwikkelde als hul bij het opzetten van de meet-, spreek-, en verbeterbeweging in jeugdhulpinstellingen, aangevuld met praktijkkennis, ervaringskennis en informatie uit de meest recente versie van het handboek Zicht op effectiviteit. (Yperen, T. van, J.W. Veerman en B. Bijl (red.) (2017).